Politique de confidentialité

1. Portée et responsable

SIP Informatique (« SIP », « nous ») exploite SIP Support, accessible à support.sipinformatique.ca et à son adresse d’hébergement ChatGPT Sites. La présente politique concerne les visiteurs, clients, personnes qui ouvrent une demande en invité, utilisateurs connectés, responsables d’entreprise et membres de l’équipe SIP.

Le site corporatif et les sites externes liés au portail peuvent avoir leurs propres politiques. Lorsque vous transmettez des renseignements concernant vos employés, clients ou collègues, limitez-les à ce qui est nécessaire et assurez-vous d’être autorisé à les communiquer.

2. Renseignements recueillis et moyens de collecte

Ces renseignements proviennent de vos formulaires, de votre profil, des courriels reçus, du fournisseur de connexion choisi et des personnes autorisées à saisir une demande ou à gérer votre compte. Une demande peut être créée pour vous par SIP.

Les champs requis sont indiqués dans les formulaires. Les numéros de téléphone, photos et pièces jointes sont facultatifs lorsque le formulaire le précise. Le portail n’a pas besoin de votre numéro d’assurance sociale, de votre carte bancaire, de mots de passe, de codes MFA ou de clés d’accès : ne les joignez pas à une demande.

3. Utilisation, connexion et choix

Nous utilisons les renseignements pour fournir le soutien demandé, communiquer les réponses, gérer les accès et entreprises, suivre le temps et la facturation, corriger les erreurs et protéger le portail. Les données du portail ne sont pas utilisées par SIP pour de la publicité ciblée.

Vous pouvez ouvrir une demande en invité. Pour retrouver vos demandes dans un espace personnel, choisissez Microsoft professionnel ou scolaire, Google ou ChatGPT. Le mot de passe de votre fournisseur est saisi chez lui et n’est pas reçu par SIP. Selon le fournisseur, le nom, le courriel, l’identifiant et la photo de votre compte sont transmis au portail. Microsoft peut demander l’autorisation de lire votre profil; le portail ne demande pas l’accès à votre boîte courriel ou à vos fichiers dans ce flux de connexion.

Les jetons d’accès Microsoft et Google servent au traitement de la connexion et ne sont pas conservés par l’application après ce traitement. La photo peut être copiée dans le stockage du portail. Vous pouvez la remplacer ou la retirer dans Mon profil. Les services des fournisseurs de connexion sont régis par leurs propres conditions.

Les courriels relatifs à une demande sont des communications de service. Répondre à un courriel de suivi peut ajouter votre texte à la conversation. Les pièces jointes reçues par courriel ne sont pas automatiquement ajoutées au fil; utilisez les moyens de transmission prévus par le portail ou convenus avec SIP. Le service de messagerie peut néanmoins recevoir les fichiers accompagnant votre courriel.

Vous pouvez refuser de fournir un renseignement facultatif. Si un renseignement nécessaire au soutien ou à l’identification manque, certaines fonctions peuvent être indisponibles. Un retrait de consentement s’applique pour l’avenir, sous réserve des traitements permis ou exigés par la loi et de la conservation nécessaire. Il ne supprime pas automatiquement les dossiers déjà créés.

Le niveau de priorité est suggéré automatiquement à partir de l’impact et du nombre de personnes touchées; l’équipe SIP peut le modifier. Vous pouvez communiquer avec SIP pour faire réévaluer le traitement de votre demande.

4. Qui peut consulter vos renseignements?

• Vous : vos demandes et votre profil, selon le compte connecté. Les anciennes demandes non liées à un compte peuvent être retrouvées grâce au courriel de connexion correspondant.
• Votre entreprise : les responsables expressément désignés par SIP peuvent consulter les demandes rattachées à l’entreprise, leurs échanges et pièces jointes visibles côté client, y compris les demandes résolues. Ils peuvent modifier son profil et son logo. Le seul rattachement par domaine ne donne pas ce rôle.
• L’équipe SIP : les administrateurs et techniciens autorisés accèdent aux dossiers nécessaires à leur travail. Les accès comptables concernent notamment le temps, les tarifs et la facturation. Les notes internes ne sont pas affichées au client ni aux responsables d’entreprise.
• Les prestataires techniques : ils traitent les renseignements nécessaires à l’hébergement, à l’authentification et aux courriels, comme décrit ci-dessous.

Le lien confidentiel reçu par courriel donne accès à votre conversation et permet d’y répondre. Ne le publiez pas et ne le transférez qu’aux personnes autorisées. Toute personne qui le possède peut accéder aux renseignements qu’il protège. Contactez SIP si vous croyez qu’il a été divulgué.

Nous pouvons également communiquer les renseignements lorsque la loi l’exige ou le permet, notamment pour répondre à une demande légalement fondée ou protéger les droits et la sécurité des personnes. Les demandes sont examinées selon leur contexte.

5. Fournisseurs, hébergement et transferts

Le portail utilise les catégories de fournisseurs suivantes :

• OpenAI / ChatGPT Sites : plateforme de publication et d’hébergement du service; authentification lorsque vous choisissez ChatGPT.
• Cloudflare : exécution du portail, acheminement et protection des requêtes, base de données D1 et stockage R2 des fichiers, photos et logos.
• Resend : envoi et réception des courriels de soutien et traitement des données nécessaires à leur acheminement.
• Microsoft et Google : vérification de votre identité et communication des données de profil autorisées lorsque vous choisissez leur connexion.

Les infrastructures de ces fournisseurs peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada ou aux États-Unis. Nous ne présentons pas ce portail comme étant hébergé exclusivement au Québec. Selon le lieu du traitement, des lois étrangères peuvent permettre l’accès par les autorités compétentes.

Les communications hors Québec doivent respecter les exigences applicables, notamment l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et les garanties contractuelles lorsque requises. Pour connaître les renseignements concernant votre dossier et les prestataires impliqués, adressez-vous au responsable.

Politiques des fournisseurs : OpenAI, Cloudflare, Resend, Microsoft et Google. Leurs pages et les services externes ne sont pas contrôlés par le gestionnaire de témoins de SIP.

6. Témoins et préférences

Un témoin est un petit fichier conservé par votre navigateur. Les témoins ajoutés par SIP au portail actuel servent uniquement au fonctionnement demandé, à la connexion, à sa protection et à mémoriser votre préférence de rappel. Aucun témoin publicitaire ni outil de mesure d’audience n’est intégré par SIP à cette version du portail.

Les témoins de connexion Microsoft/Google de SIP sont transmis en HTTPS et ne sont pas lisibles par les scripts du navigateur. Le témoin de préférence est lisible par le portail afin d’afficher le rappel; il ne contient pas d’identifiant de compte. Le choix est propre au navigateur et à l’adresse visitée.

Vous pouvez rouvrir la fenêtre ci-dessous ou dans le bas de chaque page, enregistrer le rappel ou le réinitialiser. Il n’y a actuellement aucune catégorie facultative à autoriser. Le bouton Compris accuse réception de l’information : il ne constitue pas une autorisation de publicité ou de nouveaux traitements.

Pour refuser les témoins essentiels, utilisez les réglages de votre navigateur. Cela peut empêcher la connexion ou perturber le service. Réinitialiser le rappel ne supprime pas les témoins de connexion. Pour fermer votre session, utilisez Déconnexion. Si des fonctionnalités facultatives exigeant un consentement sont ajoutées, elles devront faire l’objet d’une information et d’un choix appropriés avant leur activation.

7. Conservation et suppression

Les comptes, demandes, échanges, fichiers, contrats, relevés de temps et traces administratives sont conservés en fonction de leur utilité pour le soutien, des engagements contractuels, des obligations comptables et légales et de la nécessité de documenter ou défendre des droits. La fermeture d’une demande ou la désactivation d’un compte n’entraîne pas leur suppression automatique.

Le portail n’applique pas actuellement de suppression automatique générale des dossiers de soutien. Il n’existe donc pas de délai automatique unique annoncé pour tous les dossiers. Vous pouvez demander au responsable la durée applicable à une catégorie ou à votre dossier ainsi que l’examen d’une demande de suppression. Les données qui ne sont plus nécessaires doivent être détruites ou anonymisées conformément aux règles applicables; un dossier faisant l’objet d’une obligation légale ou d’un litige peut être conservé plus longtemps.

Les sessions Microsoft et Google du portail expirent après 7 jours et les états temporaires de connexion après 10 minutes. Les enregistrements expirés sont nettoyés lors de nouveaux démarrages de connexion. Les journaux d’envoi, de réception et de sécurité sont distincts des témoins et ne disparaissent pas lorsque vous effacez ceux-ci. La suppression dans les systèmes actifs peut ne pas être immédiate dans les sauvegardes des fournisseurs.

8. Protection et incidents

Les mesures présentes dans le portail comprennent les communications HTTPS, le contrôle des rôles et rattachements côté serveur, des fichiers accessibles par des routes contrôlées, des sessions à durée limitée, la protection du retour de connexion, la vérification des signatures des courriels entrants et la limitation des tentatives abusives. Les opérations de gestion importantes sont consignées.

Aucun moyen technique ne garantit un risque nul. Protégez votre compte de connexion, activez l’authentification multifacteur chez votre fournisseur et évitez de partager votre lien confidentiel. Signalez rapidement à SIP tout accès suspect, erreur de destinataire ou fichier transmis par erreur.

En présence d’un incident de confidentialité, SIP doit prendre les mesures nécessaires pour en limiter les conséquences et prévenir sa répétition, en évaluer le risque et tenir le registre requis. Lorsque les critères légaux sont réunis, un avis aux personnes concernées et à la Commission d’accès à l’information est requis.

9. Vos droits et le traitement des demandes

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels qui vous concernent, leur rectification et, lorsque les conditions légales s’appliquent, leur communication dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous pouvez aussi demander le retrait d’un consentement ou l’examen d’une suppression, sous réserve des obligations et exceptions applicables.

Mon profil permet déjà de corriger vos coordonnées et de gérer votre photo. Les responsables peuvent corriger le profil de leur entreprise. Pour les autres demandes, écrivez au responsable à support@sipinformatique.ca. Indiquez votre nom, le compte ou le dossier concerné et la nature de votre demande. Une vérification proportionnée de votre identité peut être nécessaire; n’envoyez pas spontanément de pièce d’identité.

Une demande d’accès ou de rectification doit recevoir une réponse dans le délai prévu par la loi, généralement 30 jours au Québec. Un refus doit être expliqué, avec les recours applicables. Vous pouvez aussi transmettre une plainte concernant nos pratiques au responsable; elle sera examinée et une réponse vous sera communiquée. Si le différend persiste, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Le portail s’adresse principalement à une clientèle professionnelle. Si des renseignements concernant un enfant doivent être communiqués, contactez d’abord SIP afin de déterminer la démarche et les autorisations requises.

10. Modifications et références

La politique sera mise à jour pour refléter les changements de services, de fournisseurs ou de pratiques. La date ci-dessus identifiera la version applicable. Une modification importante sera portée à votre attention par un avis approprié; un nouveau consentement sera demandé lorsque nécessaire. Continuer à naviguer ne remplace pas un consentement exprès lorsqu’il est requis.

Cette politique décrit le portail SIP Support et s’inscrit dans le cadre des lois applicables à la protection des renseignements personnels. Pour des renseignements sur vos droits et les obligations des entreprises, consultez le guide de la Commission d’accès à l’information sur les politiques de confidentialité, ses indications sur la conservation et la destruction et sur la responsabilité de la protection des renseignements personnels.